Desarrollo de un sistema de gestión de horarios académicos para la optimización de la selección y programación de horarios de los tutores en la Escuela Universitaria de Educación a Distancia

Abstract

El Departamento de Programación y Tutorías de la Escuela Universitaria de Educación a Distancia (EUDED) llevaba a cabo los procesos de selección y programación de horarios de los tutores mediante un procedimiento basado en la realización de las nóminas de los tutores y las programaciones de horarios de los tutores en hojas de cálculo de Excel. Este procedimiento permitía realizar ambos procesos, pero no llegaba a ser eficiente ya que tomaba mucho tiempo y originaba el retraso de otros procesos que se realizaban después como el proceso de elaboración de expedientes de los tutores y el proceso de elaboración de planillas, el cual es un proceso crítico para esta institución. El propósito de este trabajo de investigación fue resolver el problema mencionado anteriormente desarrollando un Sistema de Gestión de Horarios Académicos para la optimización de la selección y programación de horarios de los tutores. Para el desarrollo de esta solución se utilizó la metodología SCRUM.

Esta metodología fue seleccionada porque tiene como objetivo asegurar el éxito de los proyectos innovadores cuyas condiciones de negocio son cambiantes. Los resultados obtenidos de la encuesta elaborada en este trabajo de investigación indicaron que el sistema propuesto cumple los indicadores de calidad de funcionalidad, fiabilidad, usabilidad y eficiencia. Finalmente, se concluye que el Sistema de Gestión de Horarios Académicos desarrollado para la EUDED influyó satisfactoriamente en la optimización de los procesos de selección y programación de horarios de los tutores, y que la funcionalidad, fiabilidad, usabilidad y eficiencia del sistema propuesto influyeron satisfactoriamente en ambos procesos

The Department of Programming and Tutoring of the University College of Distance Education (EUDED) carried out the selection and timetables scheduling of the tutors processes through a procedure based on the realization of the tutors' rosters and the timetables schedules of the tutors in spreadsheets of Excel. This procedure allowed both processes to be carried out, but it was not efficient because it took a long time and caused the delay of other processes that were carried out later, such as the process of elaboration of tutors' expedients and the process of elaboration of payrolls, which is a critical process for this institution. The purpose of this research was to solve the aforementioned problem by developing an Academic Timetables Management System for the optimization of the selection and timetables scheduling of the tutors. The SCRUM methodology was used for the development of this solution. This methodology was selected because it aims to ensure the success of innovative projects whose business conditions are changing. The results obtained from the survey carried out in this research indicated that the proposed system meets the indicators of quality of functionality, reliability, usability and efficiency. Finally, it was concluded that the Academic Timetables Management System developed for the EUDED had a satisfactory influence on the optimization of the selection and timetables scheduling of the tutors processes, and that the functionality, reliability, usability and efficiency of the proposed system influenced satisfactorily in both processes