Rediseño del proceso de trámite documentario en un GORE.

Abstract

El presente trabajo se desarrolló en el contexto del trámite documentario dentro de un Gobierno Regional (GORE), en el que, a partir de la experiencia laboral adquirida, se identificaron deficiencias en los procesos de tramitar los documentos administrativos relacionados con el registro, distribución de los expedientes ingresados al área. Para abordar la problemática, se realizó un diagnóstico de la situación inicial, donde se evidenció una demora considerable en la tramitación de los expedientes. A partir de este, se evaluaron diversas alternativas de solución, optándose por la implementación de un nuevo esquema documental basado en la automatización de procesos, la optimización del flujo de trabajo y la capacitación del personal en herramientas digitales. Los resultados fueron favorables, destacándose una reducción de 75% en los registros y distribución de expedientes y un incremento del 50% en la productividad del área. Asimismo, se logró reducir errores en el registro y distribución de expedientes, logrando un buen archivo documental. Se concluye que la aplicación del Ciclo de Deming permitió transformar significativamente la gestión documental en el GORE, logrando procesos más eficientes, mejor trazabilidad y una mayor productividad administrativa. Sin embargo, se recomienda establecer mecanismos de monitoreo continuo y actualización de procedimientos para garantizar la sostenibilidad de las mejoras implementadas.