Propuesta de mejora en la gestión documental del área del archivo del órgano de control institucional del Ministerio de Cultura

Abstract

Este trabajo de suficiencia profesional propone una mejora en ámbito archivístico del Área del Archivo del Órgano de Control Institucional (OCI) del Ministerio de Cultura. La investigación identifica como problema central la ausencia de procesos archivísticos adecuados: como clasificación, inventario, organización por series documentales y transferencias, lo que dificulta el acceso oportuno a brindar información y afecta la rendición de cuentas y su transparencia. Mediante un enfoque cualitativo descriptivo, se aplicará una propuesta basada en la metodología japonesa de las Cinco S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke), alineada con la normativa archivística nacional (Ley N.º 25323, directivas del Archivo General de la Nación - AGN y del Ministerio de Cultura). La ejecución de ésta permitirá reorganizar la documentación acumulada entre 2010 y 2024, eliminar material innecesario, establecer un sistema de codificación por series documentales, crear un inventario básico y definir procedimientos estandarizados. Los resultados mostraran mejoras significativas. Se concluye que, aun sin personal especializado ni software avanzado, es posible lograr una gestión documental eficiente mediante compromiso institucional, participación del personal y apego a la normativa vigente. Se recomienda designar formalmente a un responsable de archivo, capacitar al personal y adoptar el manual de procesos propuestos para garantizar la sostenibilidad de mejoras.