Implementación De Sistema De Gestión Documentaria, En Una Entidad Del Estado, Para La Mejora En Los Tiempos De Respuesta Y La Optimización De Recursos – Callao

Abstract

En el Gobierno Regional del Callao, la gestión documentaria ha sido un desafío significativo debido a la falta de un sistema eficiente que permita el manejo adecuado de los documentos. Los procesos documentarios eran manuales, lo que generaba varios problemas críticos, tales como: Demoras en los tiempos de respuesta, ineficiencia en la utilización de recursos, riesgo de pérdida y deterioro de documentos y falta de transparencia La transición a una oficina sin papel no solo beneficia al medio ambiente, sino que también genera eficiencia y ahorro de costos para las entidades gubernamentales. Al reducir el uso de papel y adoptar prácticas de gestión documental digital, el Gobierno Regional del Callao mejora la accesibilidad, seguridad y trazabilidad de la información. Además, la integración de firmas y certificados digitales no solo agiliza los procesos internos, sino que también fortalece la autenticidad y validez de los documentos, lo que es fundamental en entornos gubernamentales donde la transparencia y la integridad de la información son prioritarias Se concluye que implementar un sistema de gestión documental, ha solucionado los 4 principales problemas generados por el uso tradicional de documentos manuales, los tiempos de respuesta de la documentación a mejorado considerablemente, el principal recurso optimizado es el uso de papel contribuyendo al cuidado del medio ambiente, al ser un sistema de gestión documental digital no hay riesgo de pérdida y deterioro de documentos , la transparencia en los procesos administrativos facilita la auditoría y el control interno, promoviendo así la integridad organizacional