Comparativa de herramientas ECM en el marco de la e-administración

Abstract

La situación económica actual suscita entre organizaciones de cualquier ámbito de negocio determinados aspectos y preocupaciones, tales como la globalización, la reubicación de empresas, la búsqueda constante de reducción de costes para aumentar la productividad y la competitividad, motivando, además, la búsqueda constante para mejorar y optimizar eficientemente todos los procesos de gestión de la organización. En cuanto a los procesos de gestión, uno de los más importantes para cualquier organización debería ser el proceso de gestión documental ya que es considerado uno de los activos más importantes de la organización porque, en general, cualquier empleado, a lo largo de su jornada, gestiona algún documento durante sus tareas y muchos de estos documentos contienen información estratégica para la organización. En consecuencia, la gestión documental se puede considerar como una tarea esencial dentro de cualquier organización y, especialmente, dentro de las Administraciones Públicas. En este contexto, es importante llevar a cabo un estudio para comparar las herramientas existentes para apoyar la gestión de documentos (llamadas Enterprise Content Management, ECM). Este artículo está contextualizado dentro del proyecto THOT [12] (un proyecto real del gobierno regional de la Junta de Andalucía, España). Este artículo propone un listado de las características básicas que debería cubrir un proyecto innovador de gestión documental aplicada a expedientes administrativos electrónicos. Además, este artículo enumera el conjunto de características que debería soportar una herramienta ECM para permitir interoperar con diferentes soluciones de tramitación de expedientes administrativos electrónicos.